Stappenplan

Bij het organiseren van een sport evenement komt heel wat kijken. Dit stappenplan biedt een handreiking voor het organiseren van het evenement. Voor de doorgewinterde evenementenorganisator zal dit stappenplan waarschijnlijk weinig grote verrassingen bevatten. Toch is het aan te bevelen bij het eerste gebruik van S(up)port for Nature dit stappenplan te bekijken. Niet alle stappen zijn even gedetailleerd, het S(up)port for Nature aanvraagformulier bevat ook vele tips die van pas kunnen komen bij het organiseren van een evenement.

Ideeënfase

Maak een planontwerp met daarin de volgende zaken;

• Wat voor een evenement is het?
• Wanneer gaat het evenement plaats vinden?
• Waar zal het evenement plaats vinden?
• Wie is de terreineigenaar/beheerder?
• Is het terrein toegankelijk/opengesteld voor bezoekers?
• Hoe lang gaat het evenement duren?
• Wat is de doelgroep?
• Hoeveel bezoekers en deelnemers moet het evenement ongeveer trekken?
• Welk budget is er beschikbaar?

Zodra bekend is waar het evenement georganiseerd gaat worden neem dan contact op met de desbetreffende terreinbeheerder en eventueel de gemeente om na te gaan of er een positieve grondhouding is ten aanzien van het evenement. Is dit het geval dan kan verder worden gegaan met de voorbereidingen. Indien dit niet het geval is dan zal er naar een alternatieve locatie gezocht moeten worden.

Voorbereidingsfase

• Bestudeer het S(up)port for Nature formulier en vul het voor zover mogelijk in.
• Maak een eerste schets van het parcours en/of de permanence, rekening houdend met de tips en vereisten uit het S(up)port for Nature formulier.
• Maak een afspraak met de terreinbeheerder. Tijdens het gesprek moeten in ieder geval de volgende vragen aan de orde komen:
• Zijn er gevoelige gebieden voor erosie en vertrapping?
• Zijn er gebieden met kwetsbare planten en dieren?
• Moeten de toegangsregels aangepast worden?
• Wil de beheerder een informatiestand inrichten tijdens het evenement?
• Valt het gebied onder Natura 2000?
• Zo ja, welke soorten zijn relevant i.v.m. natura 2000 en wat kun je doen om nadelige effecten te voorkomen?
• Moet er een ontheffing voor de Flora- en Faunawet aangevraagd worden?
• Zo ja, welke soorten zijn relevant en wat kun je doen om nadelige effecten te voorkomen?
• Moeten er gevaarlijke bomen verwijderd worden?
• Welke gevaren lopen deelnemers en toeschouwers en hoe worden die geminimaliseerd?
• Op welke datum vindt een evaluerend gesprek plaats?
  Het is belangrijk tijdens het gesprek met de terreinbeheerder samen tot een goed plan te komen. Hierbij zijn flexibiliteit en openheid de sleutelwoorden. Probeer voor het gesprek ook goed na te denken over de positie van de terreinbeheerder en hoe je rekening kan houden met zijn wensen en belangen.
  De terreinbeheerder kent het gebied het beste, hij/zij is dan ook de aangewezen persoon om te helpen bij het ontwerpen van het parcours. Het is handig een idee te hebben welke elementen in het parcours terug zouden moeten komen, om vervolgens samen met de terreinbeheerder te kijken wat de mogelijkheden zijn of eventuele alternatieven.
  
• Als er een ontheffing voor de Flora- en Faunawet nodig is, of een vergunning voor de Natuurbeschermingswet, neem dan contact op met de betrokken ambtenaren om te toetsen wat de visie is op de effecten van het evenement op relevante soorten en mogelijke mitigerende maatregelen.
• Neem contact op met de plaatselijke politie en brandweer, bespreek veiligheidseisen, geluidsnormen en het eventueel inzetten van verkeersregelaars.
• Neem contact op met het plaatselijke Rode Kruis voor tips over hulpverlening en EHBO tijdens het evenement.
• Maak het ontwerp definitief. Leg eventuele vragen of discussiepunten nog even voor aan de beheerder.
• Vul de S(up)port for nature gebruikersaanvraag helemaal in, print het uit en stuur het op naar de terreinbeheerder. Vergeet niet het ontwerp voor het parcours/permanence bij te voegen.
• De terreinbeheerder beoordeelt het ingediende formulier en geeft, als het in orde is, een vergunning af.
• Vraag bij de gemeente een vergunning aan.
• Vraag eventueel een vergunning voor de Natuurbeschermingswet aan.
• Vraag eventueel een ontheffing voor de Flora- en Faunawet aan.
Zorg dat alle vergunningen tijdig aangevraagd worden, de proceduretijd van een aanvraag is 8 tot 13 weken en kan in sommige gevallen met nog eens 13 weken verlengd worden. Om onnodige handelingen te voorkomen is het aan te raden eerst contact op te nemen met de provinciale ambtenaar ( voor de vergunning Natura 2000 / Natuurbeschermingswet) of Dienst Regelingen van het ministerie van LNV (Flora en Faunawet).
• Maak een uitgebreid draaiboek waarin ook alle actie punten die genoemd worden in S(up)port for Nature zijn opgenomen.
  Neem in het draaiboek ook een hoofdstuk op over calamiteiten, zodat duidelijk is hoe te handelen bij ongevallen en onverwachte situaties.